Sejalan dengan komitmen Tokopedia Academy untuk menyediakan wadah belajar bagi para talenta digital masa depan di Indonesia, Tokopedia Academy kembali menyelenggarakan START Summit Extension secara daring. Menyambut tahun yang baru, semangat berbagi untuk mengajak lebih banyak pegiat teknologi agar dapat ikut serta dalam memajukan Indonesia melalui inovasi ditunjukkan oleh ketiga Nakama Tokopedia yang berkesempatan untuk berbagai praktik terbaik mereka.
Mengangkat tema Tokopedia’s Smart Logistics: How We Deliver Products to Customers, START Summit Extension menghadirkan tiga orang Nakama Tokopedia yakni Jimmy Dinata, Engineering Manager – Logistic Tokopedia, Feri Gidion Dwiputra, Software Engineer Lead – Logistic Tokopedia, dan Evin Wijaya, Principal Engineer – Logistic Tokopedia, dimana pada kesempatan tersebut para engineer Tokopedia mengupas tuntas tentang proses yang terjadi pada sistem logistik atau pengiriman barang yang tepat untuk setiap transaksi di Tokopedia.
Simak rangkumannya di bawah ini!
Sistem Logistik Tokopedia
Sesi pertama dibuka dengan cerita yang dibawakan oleh Jimmy Dinata, Engineering Manager Logistic Tokopedia. Jimmy mengambil kisah tentang bagaimana situasi pada perang dunia kedua yang memiliki isu logistik, dimana sebanyak 80% waktu dihabiskan hanya untuk mengatasi pengiriman logistik perang.
Banyak hal yang mempengaruhi sistem sebuah logistik, salah satunya adalah ketika masing-masing departemen memiliki jalur logistik sendiri sehingga menimbulkan sistem yang tidak efisien dan dapat memicu berbagai isu. Selain itu, kondisi geografis juga menentukan bagaimana sebuah alur logistik dapat dikelola dengan baik.
Kondisi pada sistem logistik yang terjadi saat perang dunia kedua tersebut rupanya tidak jauh berbeda dengan kondisi yang terjadi di era teknologi saat ini, dimana ketepatan dan efisiensi sangat dibutuhkan guna mengelola pengiriman suatu produk. Oleh karena itu, tim engineer Tokopedia menghasilkan inovasi yang dapat membuat pengiriman barang menjadi mudah seperti saat memilih opsi durasi pengiriman atau ketika pengguna dapat langsung melihat biaya pengiriman.
Melalui sistem “Smart Logistics”, tim Engineer Tokopedia perlu menentukan terlebih dahulu bagaimana barang dapat dikirim dengan tepat waktu dan dengan biaya yang efisien. Di dalam sistem “Smart Logistic” tersebut, terdapat Projection dan Recommendation yang dapat membantu melakukan estimasi dan rekomendasi berdasarkan data yang ada.
Setelah itu, terdapat Intelligent Routing yang secara efektif dan efisien dapat mengukur jarak serta waktu pengiriman. Yang juga tak kalah penting,“Smart Logistics” juga harus memiliki Notification Sessions, yakni bagaimana membuat pengguna atau pembeli merasa tenang dan aman dengan memberikan informasi seputar status barang pesanan miliknya.
Jimmy juga mengungkapkan bahwa terdapat dua proses yang ada pada sistem logistik:
- Logistic Interactions
Yakni dimana proses ini melibatkan berbagai stakeholders seperti partner logistik, pembeli, penjual, regulator serta partner warehouse. Jika terdapat perubahan pada satu aspek, maka proyeksi lainnya juga akan berubah.
- Logistics Flow
Terdapat dua bagian yang krusial pada alur logistik yaitu pada saat “Before Checkout” dan “After Checkout”. Proses logistik bukan hanya bagaimana sistem tentang pengiriman barang, namun proses logistik justru sudah terjadi sejak user melihat produk, memilih barang, dan menambah barang. Sedangkan “after checkout” merupakan proses yang terjadi setelah user melakukan transaksi. Hal ini menyangkut tentang daftar pesanan, daftar barang yg sudah dikirim, dan status pengirimannya.
Proses Dibalik Sistem Logistik Tokopedia
Evin Wijaya, Principal Engineering Tokopedia, melanjutkan penjelasan tentang bagaimana sebenarnya proses dibalik logistik Tokopedia. Secara garis besar, terdapat dua hal yang terjadi pada sistem logistik. Pertama adalah bagaimana proses pemilihan third-party logistik, baik itu pemilihan latar belakang, hingga bagaimana proses pendekatannya.
Poin kedua merupakan bagian dari tahapan “Before Checkout” yang telah dijelaskan sebelumnya, yakni untuk menentukan lokasi terbaik dan opi pengiriman untuk pembeli, serta bagaimana kita merekomendasikan dan menentukan jarak tempuh pengiriman dengan biaya yang paling efisien.
Untuk membangun sebuah sistem yang terintegrasi, Tokopedia menggunakan beberapa pendekatan yang dibagi ke dalam beberapa jenis, yaitu:
- Tech Stack & Approach – Location
Pendekatan ini digunakan untuk menentukan metode dan opsi pengiriman, serta harga terbaik dari opsi pengiriman tersebut. Pada fase ini, terdapat tiga pendekatan yang digunakan yaitu:
- GeoDistance: bagaimana kita menghitung dan mengukur jarak antara dua titik.
- GeoReverse: bagaimana kita menentukan pinpoint yang ada di setiap daerah untuk menentukan lokasi yang tepat.
- GeoHarsh: bagaimana kita mengelompokkan suatu daerah untuk mengetahui seberapa jauh antara satu titik dengan titik yang lain.
2. Recommendation – Shipping option
Selanjutnya, terdapat beberapa faktor yang akan mempengaruhi dalam menentukan pilihan pengiriman. Faktor tersebut terbagi menjadi tiga, yakni:
- Buyer’s preference: preferensi masing-masing pembeli terhadap jenis pengiriman, sehingga kita dapat merekomendasikan pengiriman tersebut sesuai dengan opsi dari pembeli.
- Shipping allocation: pengiriman mana yang paling sesuai untuk pengguna dan dapat dikategorikan berdasarkan jenis pelayanan pengiriman, performa kurir, fitur Bebas Ongkir, COD, serta Jaminan Tepat Waktu.
- Type of Product: tipe produk yang dibeli oleh pengguna, dimana hal ini perlu dipertimbangkan terkait durasi/lama pengirimannya. Jika produk yang dipesan adalah makanan, maka sistem logistik perlu memilihkan pengiriman yang lebih cepat.
Inovasi Dibalik “Smart Logistics” Tokopedia
Proses yang terjadi pada sistem logistik belum berhenti sampai disitu. Selain memberikan rekomendasi dan shipping option, Feri Gidion Dwiputra selaku Software Engineer Lead Tokopedia menjelaskan beberapa proses selanjutnya, seperti poin-poin di bawah ini:
- Delivery Service
Pengiriman melalui agen logistik atau kurir konvensional membutuhkan proses dan sistem yang tidak mudah. Demi memudahkan dalam membuat dan menginput nomor resi pada saat drop off pesanan, Tokopedia membuat resi otomatis agar sistem menjadi lebih efisien dan menghemat waktu.
Selain melalui agen logistik, Tokopedia juga menyediakan pengiriman barang dengan sistem pick up. Dibalik sistem ini, Tokopedia juga berupaya untuk membuat sistem otomatis agar langsung dapat terdeteksi oleh pihak-pihak yang terlibat di dalam prosesnya, seperti pihak kurir, penjual, dan pembeli.
2. Scaling Logistic Service – Approach
Bagian ini merujuk kepada bagaimana servis pengiriman di Tokopedia dapat berkembang. Ketika bisnis Tokopedia berkembang, sistem pengirimannya pun juga perlu dikembangkan sehingga tidak bergantung pada satu unit bisnis saja.
Agar Logistic Service dapat berkembang dan terus bertumbuh, tim Tokopedia melakukan pendekatan sebagai berikut:
- Separate business logic: memisahkan antara business logic dan proses yang terintegrasi agar sistem yang terintegrasi tersebut memiliki sistem yang lebih umum, sehingga apabila ada adjustment pada spesifik bisnis flow, maka ini dapat dipindahkan ke sistem pengirimannya.
- Easy client integration mechanism: memungkinkan mekanisme yang mudah agar bisnis lain dapat terintegrasi ke sistem pengiriman.
- Centralize integration for 3PL (third party logistics): untuk memudahkan sistem agar terpusat pada satu bagian sehingga dapat meminimalisir duplication code.
- Code reuse: Jika kode dapat digunakan kembali, hal ini dapat membantu untuk mengurangi biaya integrasi, serta dapat memudahkan dalam pemeliharaan sistem.
Logistic Service Component
Pada bagian yang terakhir, Feri menjelaskan tentang komponen-komponen yang penting dan yang harus ada pada setiap servis logistik, dimana hal ini mencakup beberapa komponen yaitu:
- Rates (Shipment Cost Estimation): kalkulasi harga pengiriman dan rekomendasi sistem.
- Booking (Create Delivery): servis booking yang menangani proses pembuatan pengiriman, seperti resi otomatis serta proses pengiriman pick up atau instan.
- Tracking (Track Delivery): komponen ini akan memproses sejak pengiriman diproses, dijemput oleh kurir, hingga pengiriman tersebut selesai, dimana terdapat proses sync data antara pihak Tokopedia dengan mitra logistik.
Setelah sesi pemaparan, START Summit Extension dilanjutkan dengan sesi diskusi panel, serta memberikan kesempatan bagi penonton yang hadir untuk dapat memberi pertanyaan seputar tema yang dibawakan.
Disaksikan lebih dari 14,000 penonton melalui Tokopedia Play, Tokopedia melalui Tokopedia Academy akan kembali menghadirkan rangkaian acara teknologi yang membagikan praktik serta inovasi dari para engineer Tokopedia sebagai misi untuk mendorong perkembangan talenta digital masa depan.