Mengelola Surat Menggunakan Sistem E-Filing untuk Sekretaris

-

Tentang Kelas
Tingkat Materi
Dasar

Total Durasi Kelas
15 jam

Tentang Kelas/Deskripsi
Dalam sebuah institusi kita diharuskan bisa mengelola dokumen yang ideal, untuk itu dalam kelas ini kita akan mempelajari :
- Dapat dengan cepat dan tepat menemukan dokumen yang disimpan, baik secara elektronik maupun secara manual dalam pengelolaanya
- Adanya aturan tata kelola dokumen dalam pengendalian dan distribusi surat masuk dan keluar yang dapat mengontrol dan mengendalikan dokumen yang tercipta dari kegiatan administrasi secara elektronik
- Adanya sistem penataan berkas (Filing System) sesuai dengan sistem penataan berkas sesuai dengan jenis dokumen yang dikelola berdasarkan subjek dokumen untuk memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali dokumen yang dibutuhkan
- Dapat menilai dokumen untuk menentukan jangka simpan (retendi) dokumen yang dikelola berdasarkan nilai kegunaan dokumen, secara cepat baik pada masa aktif maupun inaktif
- Dapat melaksanakan pemusnahan dokumen sesuai dengan prosedur dan perundang-undangan yang berlaku

Deskripsi Metode Pembelajaran
Metode ajar yang digunakan adalah ceramah interaktif dan penugasan ..

Metode Evaluasi
Kuis, Pre-test, Post-test, Tugas mandiri, Uji keterampilan

Tujuan Pembelajaran
Tujuan Umum
Peserta dapat menampilkan penguasaan 80% Tata Kelola dokumen sejak tahap diciptakan, digunakan sampai dengan tahap istirahat pada saat Ujian Unjuk Keterampilan. Sehingga dapat mengelola dokumen secara efektif dan efisien, berdasarkan nilai kegunaan dari dokumen yang tercipta, sehingga memudahkan dalam penerapan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik) terutama dalam mengelola data & informasi yang terkandung dalam surat dan dokumen secara elektronik.

Tujuan Khusus
1. Memahami arti dan fungsi penting dokumen bagi organisasi
2. Memahami dan menjelaskan menjelaskan tahapan hidup dokumen sesuai siklus hidup dokumen
3. Menerapkan dan melakukan pengendalian/pengurusan surat masuk dan keluar sesuai sistem pengendalian surat yang dengan jenis dokumen yang dikelola secara elektronik
4. Memahami bagaimana mengelola surat dan dokumen yang didasari atas isi dan informasi surat yang dikelola
5. Menerapkan dan melaksanakan penataan berkas (filing system) ditempat kerja sesuai sistem penataan berkas dan jenis dokumen yang dikelola
6. Memahami konteks mengelola surat masuk dan surat keluar secara elektronik menggunakan aplikasi e-filing system
7. Mengidentifikasi dan menentukan masa simpan dokumen agar dapat memutuskan dan menentukan surat masuk dan surat keluar yang disimpan atau tidak disimpan
8. Memahami dan menerapkan penggunaan aplikasi elektronik dalam mengendalikan surat masuk dan surat keluar
9. Memahami Metode Penyusutan Dokumen Elektronik
10. Memahami dan melaksanakan proses pemusnahan dokumen sesuai peraturan perundang-undangan

Kurikulum dan Kompetensi
Kurikulum
Pertemuan 1 :
14.00 – 16.00 WIB (180 Menit - Pengantar Manajemen)
Menjelaskan tentang:
1. Pengertian, tugas dan tanggung jawab Sekretaris Administrasi
2. Pemahaman dalam mengelola dokumen;
3. Arti penting dokumen bagi institusi
4. Life Cycle dan Pengertian dokumen berdasarkan jenisnya.
5. Landasan Hukum Dalam Pengelolaan Dokumen
Pertemuan 2 :
14.00 – 16.00 WIB (180 Menit - Pengendalian dan Penataan Berkas Surat Masuk dan Keluar)
Menjelaskan tentang:
1. Proses Pengendalian surat masuk dan Keluar dengan sistem Pola Lama dan Sistem Pola Baru.
2. Proses penataan berkas surat masuk dan surat keluar.
Pertemuan 3 :
14.00 – 16.00 WIB (180 Menit - E Filing System)
Menjelaskan tentang:
1. Pengertian tentang E Filing System
2. Pengenalan Aplikasi E Filing
Pertemuan 4 :
14.00 – 16.00 WIB (180 Menit - Praktik Penggunaan Aplikasi E Filing System)
Menjelaskan tentang:
1. PRAKTIK E FILING menggunakan contoh Aplikasi
Pertemuan 5 :
14.00 – 16.00 WIB (180 Menit - Penilaian dan Penyusutan Dokumen Elektronik)
Menjelaskan tentang:
1. Penilaian dan penyusutan, baik yang retensi (umur/masa) dokumen dibawah dan diatas 10 tahun.

Aspek Kompetensi
Pengetahuan (Kognisi)
1.Memahami dan dapat menjelaskan apa yang dikelola dari surat dalam konsep manajemen kearsipan
2. Memahami dan dapat menjelaskan perbedaan dokumen berdasarkan jenisnya sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
3. Memahami dan dapat menerapkan sistem pengelolaan surat masuk/keluar secara efisien
4. Memahami dan menerapkan Sistem Penataan Berkas sesuai dengan jenis dokumen yang dikelola menggunakan aplikasi elektronik filing system
5. Memahami dan dapat menjelaskan dalam menilai dokumen untuk menentukan jangka simpan dokumen
6. Memahami dan dapat menerapkan tata cara penyusutan dan pemusnahan dokumen sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
Sikap Kerja (Afeksi)
1. Mengelola surat bukan didasarkan atas pengelolaan fisik tetapi pengelolaannya kepada informasi yang terkandung dalam isi dari surat 2. Fokus terhadap surat yang harus dikelola sesuai dengan fungsi dari dokumen
3. Dapat memproses dan mengendalikan surat masuk dan keluar secara benar sesuai dengan sistem pengendalian surat dan jenis dokumen yang dikelola 4. Dapat menata surat yang disimpan (penataan berkas) berdasarkan sistem penataan berkas
5. Mampu menentukan masa simpan dokumen pada saat aktif dan in aktif sesuai dengan nilai kegunaan dokumen
6. Mampu membuat prosedur penyusutan dan pemusnahan dokumen sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
Keterampilan (Psikomotor)
1. Mampu mengelola surat yang masuk dan keluar sejak tahap proses penciptaan, penggunaan sampai dengan tahap Istirahat
2. Dapat menentukan perbedaan mana surat aktif yang harus dikelola pada satuan kerja dan dokumen inaktif yang harus disimpan di Unit Kearsipan
3. Mampu membedakan sistem pengendalian surat yang efektif untuk digunakan dalam pengendalian surat masuk/keluar di tempat kerja
4. Mampu dan dapat menentukan sistem penataan berkas yang digunakan sesuai dengan jenis-jenis surat yang dikelolanya
5. Dapat membedakan mana dokumen aktif dan inaktif untuk mencegah penumpukkan dokumen yang tidak memiliki nilai kegunaan
6. Dapat melaksanakan penyusutan dan pemusnahan dokumen sesuai tata cara sesuai dengan peraturan yang berlaku

Fasilitas
1. Ujian & Evaluasi
2. Sertifikat Digital

Jenis Sertifikat
1. Sertifikat Penyelesaian Pelatihan

Instruktur
M. Apri Parayogi
Pengalaman Bekerja
PT. Krakatau Steel (Persero) Tbk – 1992 s/d 2014

17.10.2012 – 31.05.2014 : Staf Cor Sec Setingkat Superintendent
22.01.2010 - 16.10.2012 : Superintendent Perkantoran Jkt & PDE
01.05.2008 - 21.01.2010 : Sr Staf
23.08.2006 - 30.04.2008 : Sr Spesialis Protokoler
18.10.2004 - 22.08.2006 : Arsiparis
07.11.2000 - 17.10.2004 : Ahli Pertama Kearsipan
02.06.1999 - 06.11.2000 : Kasi Pengendalian Arsip In Aktif
04.03.1998 - 01.06.1999 : Kasi Pengendalian Arsip Inaktif
01.05.1995 - 03.03.1998 : Analis Sistem Kearsipan
02.06.1994 - 30.04.1995 : Pengd.Sistem Kearsipan
16.01.1992 - 01.06.1994 : Wira Muda

Aktivitas Interna di PT. Krakatau Steel (Persero) Tbk.

01.01.2011 – 31.05.2014 : Member Tim implementasi visual identity standard perusahaan
01.01.2010 - 31.12.2011 : Member Tim penyusunan visual identity standard perusahaan
01.01.2009 - 31.12.2010 : Member Tim Corporate Culture
20.02.2008 - 13.03.2008 : Member Panitia dan Focus Group Discussion Good Krakatau Steel Governance

Aktivitas External
01.01.1997 - Sekarang : Manajemen kearsipan lembaga profesi Sebagai Narasumber dan konsultan

01.01.1994 - 31.12.1996 : Penyusunan jadwal retensi dok perusahaan Sebagai Narasumber

Lain-Lain
01.01.1997 - 01.01.1997 : Experience Arsiparis teladan tingkat nasional tahun 1997


Pengalaman Mengajar
03.10.2012 - 05.10.2012 : Bussiness Coaching
09.12.2011 - 09.12.2011 : SAP PPQM Reservasi, Release, Good Moveme
10.10.2011 - 14.10.2011 : Jr. Manager Dev. Program (JMDP)
05.10.2011 - 05.10.2011 : Pengetahuan Komunikasi&Komunikasi Massa
21.01.2011 - 21.01.2011 : SAP e-reservation Ex-1 Batch-09
13.01.2011 - 13.01.2011 : SAP E-Reservation Batch-13
27.08.2010 - 27.08.2010 : SAP Review AR 1 - PK
26.07.2010 - 26.07.2010 : SAP Create AR Divisi Bath-3
23.07.2010 - 23.07.2010 : SAP Approve AR Divisi Bath-4
09.07.2010 - 09.07.2010 : SAP Create AR-1-PK
28.04.2010 - 28.04.2010 : Budaya Perusahaan
05.08.2009 - 05.08.2009 : Training Of Trainer Budaya Perusahaan
29.07.2009 - 29.07.2009 : Training Of Trainer Budaya Perusahaan
28.02.2008 - 28.02.2008 : Sosialisasi Good KS Governance
18.05.2006 - 18.05.2006 : AUDIT 5 R
11.04.2005 - 15.04.2005 : LOKAKARYA KOMPUTERISASI KEARSIPAN
21.02.2005 - 25.02.2005 : Supervisor Development Program (SDP)
08.09.2004 - 09.09.2004 : PENYUS & PERSETUJUAN JDWL RETENSI ARSIP
12.12.2003 - 14.12.2003 : ESQ LEADERSHIP
19.02.2003 - 19.02.2003 : PEMBEKALAN HUMAN RELATION SKILL (FORMIN)
22.08.2000 - 22.08.2000 : K3 LINGKUNGAN & SIST.TANGGAP DARURAT IND
25.06.2000 - 25.06.2000 : PENGENALAN ISO 14001
04.02.2000 - 04.02.2000 : SOSIALISASI KESEPAKATAN KERJA BERSAMA
24.04.1999 - 24.04.1999 : SEMINAR NASIONAL KEARSIPAN
24.03.1995 - 24.03.1995 : Lokakarya Manajemen Perkantoran
27.07.1992 - 08.08.1992 : PENULISAN LAP.EFEKTIF
11.02.1992 - 21.02.1992 : P4 45 JAM / TYPE B

Syarat dan Cara Mengikuti Pelatihan

Syarat
1. Memiliki gawai/handphone yang terkoneksi internet bagus untuk belajar
2. Diharapkan memiliki PC/notebook untuk menginstal aplikasi e-filing sistem menggunakan MS. Access

Cara Mengikuti Pelatihan
Langkah Redeem Kode Voucher
1. Silahkan klik link: https://skills.id/register untuk melakukan registrasi akun.
2. Cek email/nomor whatsapp untuk verifikasi akun.
3. Setelah berhasil Sign in, segera tukarkan kode voucher Prakerja kamu di kolom yang telah disediakan. Kemudian klik tombol "Tukarkan Sekarang".
4. Klik "Tukarkan Kode voucher"
5. Untuk memulai pembelajaran klik tombol "Lanjutkan Belajar", kemudian dilanjutkan dengan mengerjakan "Pre Test"