Surat Menyurat

Surat adalah alat untuk komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Berdasarkan sifatnya, surat terbagi atas surat menyurat resmi dan pribadi. Sesuai namanya, surat menyurat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan resmi dan selalu menggunakan bahasa resmi atau formal. Sementara itu, surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk keperluan pribadi, bahasa yang digunakan pun bebas, bergantung pada si penulis surat. Selain perbedaan tersebut, surat resmi dan surat pribadi memiliki perbedaan lainnya, yakni, kop surat dan nomor surat. Surat resmi pasti memiliki kop surat sebagai lambang instansi atau identitas instansi yang mengeluarkan surat. Kemudian, kop surat berfungsi sebagai referensi atau petunjuk saat surat tersebut diarsipkan atau menunjukkan departemen yang mengeluarkan surat tersebut.

Bukan hanya bahasa, surat resmi memiliki format khusus, di antaranya, Anda perlu mencantumkan nomor dan kode surat menyurat. Nomor surat biasanya menggunakan tiga digit angka, mulai dari nomor urut 001, sesuai dengan urutan surat tersebut dikeluarkan. Nomor surat akan berakhir atau kembali ke awal saat masa kepengurusan suatu organisasi atau instansi berakhir pada suatu periode. Bicara soal kode surat menyurat, kode surat menyurat tersebut biasanya terbentuk dari singkatan acara atau berita yang disampaikan lewat surat, antara lain: SKep untuk surat keputusan, SKet untuk surat keterangan, SEd untuk surat edaran, ST untuk surat tugas, SK untuk surat kuasa, SP untuk surat peringatan, SIK untuk surat izin kegiatan, SPn untuk surat perjanjian, Und untuk surat undangan, Mem untuk memorandum, Nd untuk nota dinas, Peng untuk surat pengumuman, STap untuk surat ketetapan, SPer untuk surat perintah, dan L untuk surat lain-lain.

Untuk mengirimkan dokumen tertentu, Anda mesti melengkapi diri dengan peralatan surat menyurat yang bisa memudahkan Anda untuk mengirim apa saja. Apalagi jika kantor Anda sangat membutuhkan pengiriman dokumen setiap hari. Banyak jenis peralatan surat menyurat yang bisa Anda dapatkan. Pertama untuk peralatan surat menyurat adalah amplop kecil hingga besar. Dengan model amplop yang beragam sebagai peralatan surat menyurat, tentu Anda bisa memperkirakan jenis amplop mana yang sesuai dengan dokumen Anda. Kemudian juga ada yang namanya stempel untuk pengesahan dokumen tertentu. Stempel sebagai peralatan surat menyurat bisa membuat dokumen Anda valid di mata hukum sehingga apapun bentuk perjanjian bisa terjamin keabsahannya. Maka dari itu segera lengkapi diri Anda dengan peralatan surat menyurat yang berkualitas agar proses pengiriman dokumen jadi lebih cepat dan praktis. Masih banyak lagi peralatan surat menyurat yang bisa Anda dapatkan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Saat akan menulis surat, Anda pasti membutuhkan peralatan surat. Dari banyaknya peralatan surat yang Anda butuhkan, peralatan yang paling mendasar adalah amplop, perangko, dan kertas surat. Amplop berfungsi sebagai penutup surat dan menjaga kerahasiaan surat, prangko sebagai bukti pembayaran untuk jasa layanan pos yang ditempelkan pada surat, dan kertas surat adalah media dituliskannya surat tersebut. Bicara soal kertas surat, media ini digolongkan atas beberapa jenis kertas, yakni HVS atau bond paper, staensil atau duplicating paper, doorslag atau bank paper, union skin, airmail paper, dan kertas tulis bergaris. Selain kertas, ada juga peralatan surat lainnya dengan fungsi yang sama, yakni kartu pos untuk memuat berita pendek yang dikirim tanpa amplop dan warkat pos yakni lembaran surat pos yang dapat dilipat seperti surat tertutup. Dalam praktiknya, kertas surat yang dipakai untuk menulis surat resmi hanyalah HVS dan untuk surat pribadi bebas, bergantung pada penulis surat.