Ingin membuat surat dinas untuk keperluan instansi? Berikut ini fungsi, syarat-syarat, struktur penulisan surat, dan contoh surat dinas yang baik dan benar.
Pengertian Surat Dinas – Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh instansi atau lembaga untuk keperluan dinas atau permasalahan kedinasan. Surat ini biasanya ditujukan untuk keperluan kedinasan pemerintah, universitas, sekolah, atau perusahaan swasta.
Surat dinas biasanya berisikan tentang penyampaian pengumuman, pemberian izin, pemberian kuasa, hingga perintah penugasan bagi karyawan terkait. Sebuah surat dinas yang sah memiliki tanda tangan dari pejabat yang berwenang dan dilengkapi dengan cap surat basah.
Sebelum menulis surat dinas, ada baiknya kita mengetahui fungsi surat dinas, syarat-syarat, struktur surat, hingga contoh surat dinas agar bisa membuatnya dengan baik dan benar.
Baca Juga: 5 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja & Cara Membuatnya
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas berfungsi untuk penyampaian keperluan karyawan atau pegawai yang bersifat kedinasan. Selain itu, surat dinas juga memiliki fungsi seperti di bawah ini:
- Berfungsi sebagai pedoman sebuah tugas, yakni intruksi, pengambilan keputusan, dan perizinan untuk melakukan sesuatu.
- Berfungsi sebagai pengingat yang sah karena berbentuk hard copy dan dapat dijadikan arsip.
- Berfungsi sebagai bukti perkembangan perusahaan, yakni untuk mengetahui perjalanan dinas dan berbagai keputusan yang diambil oleh perusahaan tersebut.
Syarat-Syarat Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa syarat penting yang harus dipenuhi agar diakui secara sah oleh pihak terkait. Berikut ini syarat-syarat surat dinas, Toppers.
- Ditulis dengan tulisan baku dan jelas.
- Hindari tulisan typo atau penulisan huruf yang salah.
- Isi surat dinas singkat, padat, dan jelas menggunakan bahasa Indonesia baku dan sesuai PUEBI.
- Jika menggunakan bahasa inggris, penulisan grammar harus sesuai kaidah yang berlaku.
Struktur Penulisan Surat Dinas
Setelah mengetahui fungsi dan syarat-syarat surat dinas, berikut ini struktur penulisan surat dinas yang bisa kamu gunakan, Toppers.
- Kop surat
- Waktu penulisan surat
- Nomor penulisan surat
- Lampiran
- Hal atau perihal
- Alamat
- Salam pembuka surat
- Isi surat
- Salam penutup
- Identitas pengirim surat
- Tembusan
- Inisial surat
- Stempel
- Lampiran jika ada
Contoh Surat Dinas
Untuk kamu yang mencari referensi membuat surat dinas dengan baik, benar, dan sesuai format yang berlaku dan instansi yang kamu tempati. Simak contoh surat dinas berikut ini.
1. Surat Dinas Pemerintahan
Suatu instansi pemerintahan akan membuat surat dinas resmi sebagai alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintahan.
2. Surat Dinas Universitas
Surat dinas universitas berfungsi sebagai alat perizinan dan pengumuman resmi yang dikeluarkan oleh universitas. Biasanya universitas akan mengeluarkan pengumuman resmi secara tertulis terkait hari libur, pembayaran ukt, pengumuman teknis, dan masih banyak yang lainnya.
3. Surat Dinas Sekolah
Selain universitas, sektor pendidikan seperti sekolah juga perlu membuat surat dinas untuk berbagai keperluan, seperti lomba, berbagai pengumuman, dan perizinan yang dikeluarkan untuk guru atau murid. Biasanya surat dinas sekolah juga dikeluarkan untuk dibaca oleh orang tua siswa.
4. Surat Dinas Rumah Sakit
Selain surat dinas berupa perizinan dan pengumuman, pihak rumah sakit akan membuat surat dinas tentang penambahan karyawan atau ruangan, surat dinas pelaksanaan kegiatan rumah sakit, surat dinas tentang obat-obatan, sosialisasi rekam medis, dan berbagai keperluan rumah sakit lainnya yang berhubungan dengan pasien.
baca juga: 5 Contoh Notulen Rapat: Fungsi dan Susunan
5. Surat Dinas Kesehatan
Surat dinas kesehatan berisikan tentang surat tugas kesehatan, penentuan akreditasi suatu sekolah kesehatan, penyuluhan puskesmas, perizinan, dan pengumuman, Toppers.
6. Surat Dinas Perjanjian Kerja Sama Perusahaan
Sebuah perusahaan yang melakukan kerja sama perlu menuliskan surat dinas secara tertulis sebagai bentuk resmi kerja sama kedua perusahaan atau penawaran kerja sama yang lengkap dengan tanda tangan dan cap basah perusahaan.
7. Surat Dinas Undangan Rapat
Sebuah instansi yang ingin melakukan rapat, perlu membuat surat dinas untuk mengundang seluruh karyawan yang ada di perusahaan atau instansi jelas dengan judul rapat, tujuan, lokasi, dan juga waktu penyelenggaraan rapat.
8. Surat Dinas Penugasan Karyawan
Instansi pemerintahan atau swasta seringkali menugaskan karyawannya ke luar kota atau daerah untuk melakukan tugas tertentu. Instansi terkait perlu membuat surat dinas secara tertulis tentang nama, tanggal penugasan, hingga tujuan penugasan karyawan secara resmi lengkap dengan tanda tangan dan cap basah.
9. Surat Dinas Pelaksanaan Sidang
Ada banyak jenis-jenis sidang yang diselenggarakan oleh pemerintah, yakni sidang pleno, sidang komisi, sidang paripurna, sidang pengadilan, dan sidang lainnya sesuai instansi pemerintahan yang perlu ditulis secara resmi. Pelaksanaan sidang perlu ditulis sebagai arsip sidang yang pernah dilaksanakan.
Baca Juga: 5 Contoh Surat Peringatan Karyawan & Hal yang Harus Dicantumkan
Nah, itu dia beberapa contoh surat dinas beserta fungsi, struktur, dan syarat-syaratnya. Gunakan pemilihan kata yang baik dan benar dalam membuat surat dinas agar tetap terlihat profesional ya, Toppers!
Untuk kamu yang ingin membuat surat, beli perlengkapan surat-menyurat seperti amplop dan cap surat hanya di Tokopedia.
