Ingin mengundang banyak orang untuk membahas hal-hal penting? Surat undangan rapat bisa jadi pilihan tepat, berikut contohnya!
Surat Undangan Rapat – Surat undangan rapat adalah surat resmi yang berisikan sebuah ajakan kepada orang lain atau sebuah kelompok untuk menghadiri rapat sesuai waktu yang sudah ditentukan. Surat ini diberikan beberapa hari sebelum rapat dimulai, jadi penulis surat wajib untuk menuliskan hal yang akan dibahas atau tujuan dari rapat tersebut.
Rapat ini biasanya dilakukan untuk mencari sebuah kesepakatan secara musyawarah atau pengumuman yang dilakukan secara langsung. Para peserta yang hadir juga wajib mempersiapkan diri jika ada hal-hal yang harus dibawa, seperti laporan yang akan dibicarakan saat rapat.
Sebagai surat resmi, surat undangan rapat wajib mencantumkan bagian-bagian pelaksanaan rapat, yakni topik rapat, waktu dan tempat, tujuan, dan informasi lengkap lainnya. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan berikut ini.
Baca Juga: 7 Contoh Surat Cuti Melahirkan untuk Berbagai Jenis Pekerjaan
Bagian-Bagian Surat Undangan Rapat
Surat undangan rapat memiliki bagian-bagian yang mirip dengan surat resmi lainnya, berikut ini bagian-bagian yang harus tercantum dalam surat undangan rapat.
1. Kop Surat
Hal paling penting yang harus tercantum dalam sebuah surat resmi, seperti surat undangan rapat adalah kop surat. Hal ini menjadi identitas sebuah perusahaan, instansi, atau kelompok. Kop surat harus memiliki logo instansi, nama, nomor kontak, dan alamat. Bagian ini dibuat agar para penerima surat mengetahui pengirim dari surat undangan rapat tersebut.
2. Nama Kota dan Tanggal Surat
Sebagai surat resmi, tanggal pembuatan surat wajib dicantumkan sebagai acuan kepenulisan surat. Bagian ini ditulis di bawah kop surat sebelah kanan.
3. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor yang ditetapkan oleh perusahaan atau kelompok sebagai arsip dalam pembuatan surat resmi.
4. Perihal
Perihal berfungsi untuk memudahkan penerima untuk mengetahui ringkasan dari surat tersebut dan inti dari pembahasan dari rapat yang akan dilaksanakan.
5. Pihak yang Dituju dan Alamat Tujuan
Dalam bagian ini, penulis surat wajib mencantumkan nama lengkap penerima dan alamat singkat dari orang yang akan berpartisipasi dalam rapat tersebut. Untuk alamat lengkap akan dituliskan di bagian sampul.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang sopan dan benar, seperti menuliskan “dengan hormat”, “Assalamualaikum”, atau masih banyak yang lainnya.
7. Isi Surat
Hal ini merupakan bagian terpenting dari dibuatnya surat undangan rapat. Isi surat berisikan waktu dan tempat rapat, tujuan dibuatnya undangan rapat, pokok bahasan, dan informasi penting yang akan dilaksanakan saat rapat. Jika ada beberapa hal yang harus dipersiapkan atau dibawa saat rapat, semuanya tercantum dalam isi surat.
8. Salam Penutup
Jika ada salam pembuka, kamu wajib mencantumkan salam penutup berupa salam dan juga menuliskan harapan untuk para penerima surat untuk hadir dalam rapat sesuai waktu yang ditentukan.
9. Lampiran
Hal yang satu ini tidak wajib dicantumkan saat membuat surat undangan rapat. Lampiran merupakan dokumen pendukung yang memperjelas dan melengkapi isi surat.
10. Pengirim Surat, Stempel, dan Tanda Tangan
Bagian ini wajib dicantumkan sebagai akhir dari surat undangan rapat. Bagian penutup ini berisikan nama pengirim lengkap dengan jabatannya, tanda tangan, dan juga cap stempel sebagai bukti resmi dalam pembuatan surat undangan rapat ini.
baca juga: 9 Contoh Surat Dinas Resmi dari Berbagai Instansi
Contoh Surat Undangan Rapat
Berikut ini referensi surat undangan rapat yang baik dan benar yang bisa kamu gunakan sesuai bagian-bagian surat resmi yang sudah dijelaskan. Simak selengkapnya:
1. Surat Undangan Rapat Perusahaan
Sebuah perusahaan biasanya akan mengadakan rapat perusahaan yang dilakukan secara rutin untuk membahas perkembangan perusahaan, kerja sama antar perusahaan, dan juga permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Rapat ini biasa dihadiri oleh orang-orang penting yang ada di perusahaan tersebut.
2. Surat Undangan Rapat RT/RW
RT atau RW yang ada di lingkungan tempat tinggalmu biasanya akan mengadakan sebuah rapat saat menjelang pelaksanaan kegiatan penting yang akan diadakan di dalam lingkungan tersebut, seperti acara Maulid Nabi atau lomba 17 Agustus. Selain itu, RT/RW juga akan mengadakan rapat untuk membahas suatu masalah atau musyawarah untuk kemajuan daerah tempat tinggal tersebut.
3. Surat Undangan Rapat PNS
Tak hanya instansi swasta, instansi negeri seperti PNS juga akan melaksanakan rapat untuk bermusyawarah terkait program yang akan dilaksanakan, membahas permasalahan yang sedang terjadi dan mencari jalan keluar dari hal tersebut.
4. Surat Undangan Rapat Guru atau Sekolah
Para guru akan mengadakan rapat untuk mengatur kegiatan belajar mengajar selama satu semester di sekolah tersebut atau mengadakan evaluasi rutin di akhir semester. Selain itu, guru juga akan mengadakan rapat yang perlu dihadiri oleh para orang tua siswa untuk membahas program, kegiatan, atau permasalahan yang terjadi di sekolah tersebut.
5. Surat Undangan Rapat Desa/Kelurahan
Perangkat desa atau kelurahan biasanya mengadakan rapat dalam kurun waktu tertentu yang berhubungan dengan wilayah tersebut. Selain itu, para perangkat desa membahas kepentingan dan kemajuan dari wilayah tersebut.
6. Surat Undangan Rapat OSIS
Organisasi Siswa Intra Sekolah atau OSIS biasanya akan mengadakan rapat untuk bermusyawarah secara mufakat atau membahas kegiatan yang akan dilaksanakan oleh OSIS di sekolah tersebut. Sebagai sekretaris, kamu wajib mengetahui pembuatan surat undangan ini ya, Toppers.
baca juga: 5 Contoh Notulen Rapat: Fungsi dan Susunan
Nah, itu dia Toppers contoh surat undangan rapat yang bisa kamu gunakan untuk berbagai keperluan di perusahaan atau sebuah kelompok. Saat pembuatannya, kamu perlu memakai tata bahasa yang formal sesuai dengan PUEBI dan juga menggunakan susunan kata yang baik.
Jangan lupa untuk menjelaskan tujuan dan isi dari pembuatan surat undangan rapat ya, Toppers. Untuk kamu yang ingin membuat surat, beli perlengkapan surat-menyurat seperti amplop dan cap surat hanya di Tokopedia.
