Punya cita-cita atau baru ingin bekerja sebagai customer service? Simak pengertian, tugas, dan tanggung jawab dari customer service berikut ini!
Customer Service – Berbagai jenis pekerjaan yang kita tekuni memang membutuhkan komitmen dan penguasaan tugas. Seperti hal nya Customer Service, pasti kamu sering menemukan pekerjaan ini diberbagai bidang perusahaan. Mulai dari bank, hotel, perusahaan transportasi, dan jasa lainnya.
Tapi, apa sebenarnya tugas dan tanggung jawab dari Customer Service? Sebelum mengetahui apa tugas dan tanggung jawabnya, kamu perlu ketahui terlebih dahulu arti Customer Service itu sendiri.
Apa itu Customer Service? Customer Service adalah sebuah pekerjaan yang melibatkan kepuasan pelanggan. Baik itu dari segi pelayanan dan juga solusi dari sebuah masalah. Pelayanan yang diberikan kepada client, nasabah, atau pelanggan biasanya berupa informasi lengkap mengenai pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan dan juga solusi dari keluhan atau masalah yang dihadapi.
Untuk lebih jelas dan lengkapnya, yuk simak apa saja tugas dan tanggung jawab dari seorang Customer Service!
baca juga: 10 Langkah Membuat Surat Lamaran Kerja & Simak Contohnya!
Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service
Mendalami peran dan tugas Customer Service pastinya mengharuskan kita untuk memahami betul apa sebenarnya tugas Customer Service. Yuk, simak penjelasannya!
1. Menjadi Resepsionis untuk Menerima Tamu
Tugas umum yang dijalani oleh seorang Customer Service adalah menjadi resepsionis atau menerima tamu. Oleh karena itu, umumnya peletakan meja kerja dari seorang Customer Service / Resepsionis berada di depan kantor atau tempat perusahaan tersebut.
Ketika kamu menjadi seorang CS (Customer Service) kamu perlu berhadapan dengan tamu atau pelanggan. Untuk itu, kamu harus bisa menjelaskan berbagai informasi tentang perusahaan dan berbagai pertanyaan dari pelanggan.
Umumnya, tamu atau pelanggan yang datang menanyakan informasi seputar perusahaan. Seperti profil perusahaan, produk yang dijual, atau jadwal pertemuan pelanggan dengan karyawan di perusahaan tersebut.
2. Mampu Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Selain dapat menjawab semua pertanyaan dan keluh kesah dari pelanggan, kamu juga perlu menjaga hubungan baik. Meskipun terdapat masalah dan kendala dengan pelanggan, kamu tetap harus menjaga hubungan dan nama baik perusahaan dengan pelanggan, client ataupun nasabah.
Tips sederhana yang bisa kamu lakukan untuk menjaga hubungan adalah dengan bersikap ramah kepada setiap pelanggan, memberikan pelayanan secara maksimal, dan memberikan senyuman.
Ditambah lagi, para CS pun juga diharuskan untuk memiliki penampilan yang rapih dan sesuai dengan gambaran sebuah perusahaan, serta memberikan aura positif ke setiap pelanggan. Meskipun kini pelanggan tidak harus selalu bertatap muka, keramahan dan pelayanan maksimal seorang CS secara online ataupun telepon pun juga perlu dilakukan.
3. Melayani Pelanggan Melalui Telepon, Online Chat dan Bertatap Muka
Selain melayani pelanggan secara langsung, kamu juga perlu memiliki kemampuan menangani keluh kesah dan masalah dari pelanggan secara virtual dan juga telepon.
Untuk itu, jika ada pelanggan yang menghubungi via telepon, kamu perlu mencatat segala reservasi dan juga tetap memberikan informasi secara jelas dan rinci.
4. Menguasai Segala Informasi tentang Perusahaan dan Produk
Sebagai Customer Service diharuskan untuk mampu menjawab segala pertanyaan dari pelanggan atau client. Sehingga mengharuskanmu untuk mengetahui betul informasi atau pun sejarah dari perusahaan. Serta, menguasai informasi tentang produk yang dijual atau ditawarkan.
5. Bisa Meyakinkan Pelanggan
Kemampuan ini juga penting dimiliki oleh setiap Customer Service. Kemampuan dalam meyakinkan seorang pelanggan pastinya diiringi dengan argumen yang tepat dan masuk akal.
Bukan hanya sekedar meyakinkan, kamu juga diharuskan untuk membuat pelanggan puas dengan pelayanan yang bisa memenuhi kebutuhannya.
baca juga: Siap Cari Kerja? Ini Dia 7 Contoh CV Fresh Graduate yang Menarik!
6. Sebagai Komunikator
Tugas berikutnya adalah sebagai komunikator, yaitu sebagai penghubung antara perusahaan dengan pelanggan.
Bisa dikatakan, seorang CS bisa menjadi penghubung sebuah pesan dari salah satu karyawan perusahaan kepada pelanggan.
7. Mengorganisir Administrasi
Untuk mengorganisir administrasi perusahaan biasa terdapat pada CS di sebuah bank. Customer Service bank akan menyiapkan segala formulir atau kebutuhan administrasi kepada pelanggan.
Untuk itu, Customer Service pun juga diminta untuk memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer dan edit sebuah dokumen.
8. Jangan Memberikan Janji Palsu
Dalam mengatasi sebuah complain dari pelanggan atau nasabah pastinya sebagai Customer Service melakukan berbagai cara. Tetapi seorang CS tidak diperkenankan untuk memberikan janji palsu terhadap pelanggan. Mereka akan merasa terbohongi karena Customer Service tidak bisa menepati janji yang diberikan.
Dengan memberikan janji palsu, justru dapat memberikan citra atau pandangan jelek terhadap perusahaan.
9. Berpakaian dan Berpenampilan Rapih dan Sopan
Penampilan Customer Service bisa jadi salah satu daya tarik dan juga gambaran dari sebuah perusahaan. Oleh karena itu penampilan bagi seorang CS sangatlah penting untuk diperhatikan.
10. Teliti
Teliti dalam mendengarkan pembicaraan atau keluhan dari pelanggan perlu dilakukan. Berkaitan dengan bagaimana kamu menangani dan memberikan solusi kepada setiap pelanggan.
Oleh karena itu, sebaiknya saat ada pelanggan yang berbicara atau mengeluh kamu perlu mendengarkannya terlebih dahulu baru membarikan pendapat dan solusi.
Kriteria Sebagai Customer Service
Untuk menjadi seorang Customer Service pastinya ada kriteria atau keahlian yang harus dimiliki. Berikut adalah penjelasannya.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan jelas. Bisa juga diminta untuk memiliki keahlian dalam berbahasa asing.
- Kemampuan dalam menganalisa. Bertujuan untuk mempermudah dalam mencari sebuah solusi dari sebuah masalah atau complain dari pelanggan.
- Memiliki cara berfikir yang strategis dan efisien.
- Memiliki kemampuan analisis penjualan.
- Memiliki kemampuan problem solving. Bertujuan agar adanya win win solution atau keadilan dari pelanggan dan juga perusahaan dalam mengatasi sebuah masalah. Sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
- Berorientasi terhadap pelayanan yang memuaskan.
Itu dia Toppers tugas dan kriteria Customer Service yang perlu diketahui. Menjaga nama baik atau citra sebuah perusahaan memang sangat penting. Begitu pula dengan menjaga relasi atau hubungan baik dengan pelanggan.
Gimana, kamu sudah siap menjadi Customer Service? Jangan lupa untuk selalu ramah dan percaya diri di hadapan para pelanggan ya Toppers!
