Apa itu Reimburse? Istilah ini biasanya ditemukan di sebuah perusahaan. Untuk selengkapnya, simak penjelasan arti reimburse berikut ini!
Arti Reimburse – Kamu sering menggunakan uang pribadi untuk kebutuhan perusahaan? Istilah tersebut biasa dikenal dengan reimburse. Sebagian pekerja pasti sudah tidak asing lagi dengan apa itu reimburse, tetapi ada juga sebagian yang belum tau apa arti reimburse.
Sederhananya, reimburse artinya penggantian dana oleh pihak perusahaan kepada karyawan. Biasanya para karyawan akan diminta untuk mencatat apa saja pengeluaran yang digunakan untuk kepentingan bisnis perusahaan.
Nah, jika kamu masih penasaran tentang apa itu reimburse dan apa saja yang perlu diketahui. Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Apa Itu Reimburse?
Reimburse adalah kompensasi atau penggantian dana pribadi karyawan oleh pihak perusahaan yang digunakan untuk kepentingan bisnis perusahaan tersebut.
Ketika ada urusan yang menyangkut kepentingan perusahaan dan harus menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, kamu bisa mengajukan reimburse kepada perusahaan.
Penggantian biaya ini biasanya terkait dengan perjalanan bisnis yang telah mencakup biaya hotel, makanan, transportasi darat, dan penerbangan.
Akan tetapi, tidak semua uang yang kamu keluarkan secara pribadi dapat di-reimburse oleh perusahaan. Perusahaan akan mengganti dana yang dikeluarkan dengan persyaratan harus mempunyai bukti pembayaran, invoice, dan sebagainya.
Maka, sangat penting bagi kamu untuk mengetahui kebijak-kebijakan yang berlaku saat hendak akan melakukan pengajuan.
Baca Juga: Format Slip Gaji Karyawan: Contoh & Cara Membuatnya
Apa Saja yang Bisa di Reimburse?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing terkait hal apa saja yang bisa di-reimburse. Tetapi, terlepas dari itu semua, ada beberapa jenis pengeluaran yang biasanya diajukan untuk reimburse, diantaranya:
1. Penggantian Biaya Bisnis
Penggantian biaya bisnis dapat kamu ajukan kepada pihak perusahaan untuk jenis pengeluaran seperti penggunaan pulsa pribadi untuk menelpon klien, membayar perlengkapan kantor, membayar suatu program pelatihan, atau menggunakan tempat sewa dan sebagainya.
Ingat, pastikan kamu mencantumkan data lengkap saat akan melakukan pengajuan reimburse, seperti total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, hingga surat keterangan tujuan penggunaan dana tersebut.
2. Penggantian Biaya Perjalanan Bisnis
Karyawan pada divisi tertentu biasanya akan diminta untuk melakukan perjalanan bisnis oleh perusahaan. Nah biasanya sebagai karyawan tentunya akan mengeluarkan berbagai biaya seperti biaya transportasi dan akomodasi selama perjalanan bisnis.
Maka, kamu bisa mengajukan reimburse ke pihak perusahaan untuk mengganti dana pribadi yang kamu gunakan. Namun, kamu juga perlu memahami bahwa tidak semua perusahaan menerapkan penggantian biaya ini.
Ada beberapa perusahaan yang telah memberikan tunjangan transportasi pada karyawan sehingga tidak memerlukan pengajuan reimburse lagi.
3. Penggantian Biaya Kesehatan
Selanjutnya ada penggantian biaya kesehatan yang biasanya telah disediakan oleh beberapa perusahaan kepada karyawannya saat mengeluarkan uang untuk biaya kesehatan, obat-obatan, dan juga perawatan.
Namun, kembali lagi pada kebijakan yang berlaku bahwa ada juga beberapa perusahaan yang sudah menyediakan fasilitas berupa tunjangan BPJS atau asuransi kesehatan lainnya kepada karyawannya.
Baca Juga: 7 Tips ‘Work From Home’ Sambil Menjalankan Bisnis Online di Rumah
Etika Pengajuan Reimburse Kepada Perusahaan
Dalam pengajuan reimburse ada beberapa etika yang perlu diperhatikan. Agar lebih memahaminya, berikut penjelasan lengkapnya:
1. Pahami Kebijakan Reimburse Perusahaan
Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa setiap perusahaan memiliki standard operational procedure (SOP) tersendiri untuk klaim reimburse. Terlebih pada perusahaan besar yang memiliki aturan cukup rumit.
Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk memahami dan mengikuti aturan yang berlaku untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur.
2. Persiapkan Dokumen yang Dibutuhkan
Sebelum melakukan pengajuan reimburse, persiapkan seluruh dokumentasinya seperti dokumen berbentuk invoice, bukti pembayaran, kwitansi, dan sebagainya secara rapi dan sesuai dengan jumlah yang akan diajukan.
Pastikan kamu membawa semua dokumen tersebut dengan bukti bayar yang asli. Kamu bisa fotocopy bukti bayar tersebut sebagai arsip untuk memastikan kembali jumlah uang yang nanti akan diterima.
3. Lakukan Secepatnya
Pada sebagian perusahaan terkadang proses klaim reimburse cukup memakan banyak waktu, terutama pada korporasi besar yang membutuhkan waktu beberapa hari kerja. Oleh sebab itu, pastikan kamu melakukan pengajuan reimburse tak lama setelah beban tersebut diterima.
Perusahaan biasanya juga memiliki aturan bahwa reimburse hanya dapat dilakukan maksimal beberapa hari setelah tanggal yang tertera dari bukti bayar. Melakukan pengajuan reimburse secepatnya juga untuk mengantisipasi kwitansi hilang.
4. Hitung Kembali Pengembalian Dana
Lakukan pengecekan ulang setelah uang diterima secara tunai, apakah jumlah yang diterima sesuai dengan nilai yang diajukan.
Dengan begitu kamu telah membantu perusahaan dalam menangani kesalahan informasi jika perusahaan nanti melakukan audit bagi setiap transaksi yang berkaitan dengan keuangan.
5. Tetap Bersikap Jujur
Etika terpenting dalam pengajuan reimburse adalah kejujuran. Sifat jujur wajib dimiliki oleh karyawan saat akan mengajukan reimburse kepada perusahaan.
Tak jarang banyak oknum karyawan yang tidak bertanggung jawab dengan memanfaatkan reimburse sebagai ladang “pendapatan” mereka. Kejujuran menjadi hal penting dan wajib dipegang oleh setiap karyawan terutama dalam hal keuangan.
Baca Juga: 8 Jenis Soal Psikotes yang Sering Digunakan dalam Rekrutmen
Nah, itu dia penjelasan mengenai arti reimburse dan hal-hal yang perlu kamu ketahui seperti jenis penggantian biaya apa saja yang bisa diklaim hingga etika pengajuan reimburse.
Sekarang kamu sudah tidak perlu bingung lagi jika ingin melakukan pengajuan form reimburse kepada perusahaan dengan benar dan tepat.
Penulis: Cindy Krisania