Kamu ingin menjadi sekretaris? Kamu bisa simak lebih dulu, tugas, tanggung jawab serta kriteria yang paling tepat sebagai sekretaris.
Tugas Sekretaris – Mungkin ada beberapa orang yang belum mengetahui tugas sekretaris dengan baik. Bahkan beberapa diantaranya menganggap bahwa, tugas sekretaris hanya sekedar mencatat dokumen saja. Padahal sebenarnya, tugas sekretaris jauh lebih luas dan beragam.
Sekretaris memiliki tanggung jawab yang besar dalam kebutuhan perusahaan, dibutuhkan ketelitian, kecepatan dan keakuratan dalam bekerja. Sekretaris harus mampu mengolah dan memperoleh berbagai informasi dengan sigap.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai tugas dan kriteria sekretaris, kamu bisa menyimak selengkapnya berikut ini!
Baca juga: Baca Juga: Jadi Staff HRD Perusahaan? Simak Arti, Tugas, dan Kriteria
Tugas Sekretaris Perusahaan
Sekretaris memiliki berbagai macam tanggung jawab yang perlu dijalankan demi kelancaran perusahaan, dari membuat hasil rapat, administrasi hingga pekerjaan lainnya. Berikut ini merupakan tugas sekretaris perusahaan:
1. Membuat serta Mencatat Hasil dari Rapat
Sekretaris perusahaan umumnya akan hadir dalam berbagai rapat penting, termasuk rapat dewan direksi dan kepala divisi.
Sekretaris akan diminta untuk mengatur jalannya rapat serta meringkas dan mencatat hasil rapat tersebut. Sekretaris juga akan diminta untuk menyiapkan dokumen-dokumen tertentu saat rapat berjalan.
2. Melakukan Pencatatan Informasi dan Dokumen Perusahaan
Sekretaris memiliki tugas dalam pencatatan administrasi, seperti pencatatan aktivitas perusahaan, menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan kontak karyawan, serta memastikan berbagai informasi dalam perusahaan selalu yang terbaru.
Sekretaris juga akan diminta memasukkan beberapa hal serta keperluan perusahaan berjalan dengan semestinya. Seperti, berbagai keperluan pihak eksternal atau perusahaan luar yang sedang bekerja sama.
3. Berkomunikasi dengan Berbagai Pihak
Sekretaris akan selalu berkomunikasi dengan berbagai pihak yang dibutuhkan perusahaan, baik dengan karyawan, petinggi perusahaan dan pihak eksternal yang bekerja sama dengan perusahaan.
Sekretaris juga kadang diberikan tugas sebagai penengah komunikasi antar berbagai pihak, sehingga sekretaris benar-benar perlu berlatih untuk bisa berkomunikasi dan menyampaikan maksud serta tujuan yang dapat mewakili perusahaan.
4. Memantau Kepatuhan Perusahaan terhadap Undang-Undang
Sekretaris akan bekerja sama untuk memastikan perusahaan mentaati regulasi serta undang-undang yang ada. Tugas tersebut termasuk meliputi memantau anggaran serta persyaratan lainnya.
Sekretaris akan memastikan bahwa setiap dokumen maupun regulasi yang diterbitkan tidak bertentangan dengan undang-undang, sehingga proses berjalannya perusahaan menjadi lebih lancar.
5. Membantu Kelancaran Administrasi Perusahaan
Sekretaris akan membantu kelancaran administrasi perusahaan yang berhubungan dengan dokumen penting yang dibutuhkan dalam kelangsungan perusahaan, termasuk bertanggung jawab dalam mencatat kegiatan maupun aktivitas perusahaan.
Baca juga: Pengertian Supervisor dan Apa Saja Tugas & Tanggung Jawabnya
Kriteria Sekretaris Perusahaan
Terdapat beberapa kriteria dasar untuk menjadi sekretaris perusahaan, jika kamu berminat menjadi sekretaris, maka kamu bisa melatih dan memperluas kemampuan yang akan dibutuhkan sebagai sekretaris:
1. Memiliki Dasar dalam Bidang Administrasi
Sekretaris harus memiliki kemampuan dalam mengelola administrasi dan dokumen perusahaan. Termasuk, membuat surat, menjalankan excel serta word maupun PPT.
2. Bisa Berkomunikasi dengan Baik
Sekretaris juga bisa menjadi perantara perusahaan, atau dengan kata lain, sekretaris bisa menjadi pihak ketiga saat berkomunikasi dengan perusahaan yang bekerja sama atau pihak eksternal lainnya.
Sehingga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik harus menjadi dasar kemampuan dari calon sekretaris.
3. Teliti dalam Bekerja
Pekerjaan seorang sekretaris memerlukan ketelitian yang luar biasa, bila tidak ulet dan teliti, dokumen serta kelengkapan perusahaan bisa tidak terorganisir dengan baik. Sehingga seorang sekretaris harus berusaha membuat segala sesuatunya sesuai dengan kebijakan perusahaan.
4. Bisa Beradaptasi dan Belajar dengan Cepat
Tidak semua calon sekretaris telah memahami hukum atau kebijakan-kebijakan dalam sebuah perusahaan, apa lagi setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing.
Sekretaris tentunya harus bisa memahami hal tersebut, termasuk hal-hal dasar mengenai perundang-undangan yang tidak boleh dilanggar oleh perusahaan. Bagi seseorang yang tidak memiliki pengetahuan mengenai hal tersebut, maka harus bisa beradaptasi dan belajar dengan cepat.
5. Dapat diandalkan dan Punya Kemampuan Problem Solving
Sekretaris harus mampu memberikan saran serta tahu cara menyampaikan masalah dengan baik, hal ini tergantung juga pada kemampuan problem solving dari sekretaris. Semakin baik cara penyampaian saran serta solusi dari sekretaris, maka ia akan semakin diandalkan oleh perusahaan.
Nah, itu dia Toppers beberapa tugas sekretaris beserta kriterianya, jika kamu sedang ingin mendalami pekerjaan tersebut, kamu bisa mencari buku pengetahuan untuk memperluas wawasan mengenai tugas sekretaris dengan mudah hanya di Tokopedia!
