Ketahui apa itu payroll dan bagaimana sistemnya untuk mendapatkan informasi yang lebih terperinci atas gaji yang kamu terima.
Payroll – Kamu yang sudah bekerja secara profesional pada suatu perusahaan mungkin sudah terbiasa mendengar istilah ini. Istilah payroll cukup umum digunakan oleh HRD dan para pengurus administrasi. Tapi mungkin tidak semua orang yang pernah mendengarnya, sudah pasti paham akan artinya.
Secara sederhana, payroll dapat diartikan sebagai sistem pembayaran suatu perusahaan. Lalu, apakah karyawan perlu memahaminya? Jawabannya, disarankan untuk memahami sistem pembayaran perusahaan tempat kamu bekerja.
Sebab dengan memahaminya, kamu bisa mengetahui kapan gajimu akan diberikan serta melalui apa. Untuk mengetahui lebih lanjut, kamu bisa menyimak pengertian payroll beserta sistemnya di bawah ini!
Baca juga: Baca Juga: Apa Itu Freelancer? Simak Arti, Cara & Jenis Pekerjaannya
Apa itu Payroll?
Payroll dapat diartikan sebagai sistem pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan pada karyawan dalam jangka waktu tertentu.
Payroll sangat memudahkan perusahaan skala besar dengan karyawan ribuan orang untuk mengelola pembayaran serta penggajian. Biasanya payroll akan dikelola oleh departemen HR dan administrasi.
Sistem payroll akan memberikan karyawan pengetahuan akan gaji yang diberikan perusahaan. Seperti tunjangan transportasi, uang lembur hingga potongan pajak.
Sistem Payroll
Dalam menerapkan sistem payroll, akan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan diketahui, seperti:
1. Jumlah Jam Kerja
Jumlah jam kerja tetap perlu diketahui sesuai dengan kebijakan perusahaan, bahkan potongan gaji dan perhitungan jam lembur perlu diketahui untuk menunjang proses penggajian.
2. Tunjangan
Ada berbagai macam tunjangan yang diberikan sesuai dengan kebijakan perusahaan, termasuk tunjangan hari raya yang paling umum diberikan pada seluruh karyawan. Maka, perusahaan dan karyawan dapat mengetahui besaran THR tersebut untuk diolah kedalam sistem payroll.
3. Pajak Penghasilan PPh 21
Pajak yang dimaksudkan disini adalah pajak yang akan dibayarkan kepada pemerintah. Aturan potongan pajak tersebut diatur oleh pemerintah dan akan dimasukkan dalam penggajian agar para karyawan dapat menyelesaikan kewajiban pajak.
Tahapan Proses Payroll
Dalam memproses payroll, maka ada beberapa tahapan yang dilewati dimulai dengan:
1. Menetapkan Aturan Serta Kebijakan Payroll
Seperti jumlah bersih yang harus dibayar dipengaruhi oleh banyak faktor. Berbagai kebijakan perusahaan seperti kebijakan gaji, kebijakan cuti dan tunjangan, kebijakan kehadiran, dan lain-lain ikut berperan pada saat itu. Sebagai langkah pertama, kebijakan tersebut perlu didefinisikan dengan baik dan disetujui oleh manajemen untuk memastikan proses penggajian standar.
Proses penggajian melibatkan interaksi dengan banyak departemen dan personel. Bisa ada informasi seperti data revisi gaji tengah tahun, data kehadiran, dan sebagainya.
2. Input Validation
Setelah input diterima, Anda perlu memeriksa validitas data terkait kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, matriks otorisasi/persetujuan, format yang benar, dan lain-lain. Anda juga perlu memastikan bahwa tidak ada karyawan aktif yang terlewat dan tidak ada catatan karyawan tidak aktif yang disertakan untuk pembayaran gaji.
3. Kalkulasi Payroll
Pada tahap ini, data input yang divalidasi dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk pemrosesan penggajian yang sebenarnya. Hasilnya adalah gaji bersih setelah menyesuaikan pajak yang diperlukan dan pengurangan lainnya. Setelah proses penggajian selesai, selalu merupakan praktik yang baik untuk merekonsiliasi nilai dan memverifikasi keakuratan untuk menghindari kesalahan.
Manfaat Payroll
Payroll juga memiliki beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan, diantaranya:
1. Memiliki Informasi Lebih Jelas atas Gaji
Payroll dapat memberikan informasi yang cukup jelas dan detail kepada karyawan mengenai gaji bulanan yang diterimanya. Termasuk mengenai potongan pajak pada gaji tersebut, sehingga kamu bisa mengetahui berapa gaji bersih yang kamu terima setiap bulannya.
2. Laporan yang Terperinci
Sistem payroll akan menghasilkan data yang terperinci atas kebutuhan perusahaan untuk analisa. Biasanya kebutuhan data ini dijadikan sebagai laporan yang akan dibukukan.
3. Memudahkan Bagian Administrasi
Sistem payroll juga dapat membantu proses administrasi lebih mudah, sebab dalam sistem payroll sendiri, bila terdapat hari dimana salah satu karyawan absen, maka secara otomatis, gaji karyawan akan terpotong mengikuti jumlah hari kerja.
Baca juga: Apa Itu Brainstorming? Perlukah Dilakukan? Simak Penjelasannya!
Itu dia, Toppers beberapa hal yang perlu kamu ketahui mengenai apa itu payroll dan sistem payroll perusahaan, termasuk berbagai manfaat yang dapat diterima bila menggunakan sistem payroll. Pengetahuan ini juga dapat kamu gunakan sebagai informasi saat menerima gaji!
